מדוע ארגונים חייבים להפסיק להישען על מגייס בודד
ארגונים רבים נוטים לפתח תלות טבעית באנשי מקצוע מוכשרים. כאשר מגייס מנוסה מצליח להביא טאלנטים פעם אחר פעם, קל מאוד להשאיר בידיו את המושכות לחלוטין. עם זאת, כאשר בוחנים תהליך גיוס עובדים בארגון בראייה ארוכת טווח, תלות כזו מהווה סיכון משמעותי. חוסר בתיעוד תהליכים, אי בהירות לגבי סטטוס של מועמדים וקושי בחפיפת עובדים חדשים בצוות הגיוס, הם רק חלק מהתופעות השליליות. כאשר כל הידע נמצא בראשו של אדם אחד, הריבית שהארגון משלם על חוסר היעילות גדלה מיום ליום.
בנוסף לכך, גישה שאינה מבוססת על מנגנון מוסדר פוגעת בחוויית המועמד. מחקרים של האגודה האמריקאית לניהול משאבי אנוש (SHRM) מצביעים על כך שמועמדים שחווים תהליך גיוס מסורבל, איטי או חסר שקיפות, נוטים לדחות הצעות עבודה ולוותר על התהליך כולו. לכן, מנהלי HR נדרשים לאמץ ראייה מערכתית ולבנות תשתית שתוכל לקלוט ולנהל היקפים משתנים של משרות ומועמדים בצורה חלקה.
הסיכונים בהיעדר תהליך גיוס מובנה
- אובדן ידע ארגוני: מידע חשוב על מועמדים, מקורות גיוס מוצלחים וסיכומי ראיונות יורדים לטמיון כשהמגייס עוזב.
- חוסר עקביות: מועמדים שונים לאותה משרה נשאלים שאלות שונות ועוברים שלבים שונים, מה שמקשה על השוואה אובייקטיבית.
- צווארי בקבוק: כאשר אדם אחד אחראי על כל השרשרת, נוצרים עיכובים משמעותיים בקביעת ראיונות ומתן תשובות.
- בזבוז משאבים: פרסום כפול, תשלום מיותר לפלטפורמות וחוסר ניצול של מועמדי עבר רלוונטיים.
השלבים לבניית מנגנון גיוס חזק ועצמאי
כדי ליצור סיסטם יעיל שפועל מעצמו, נדרשת עבודת תשתית מעמיקה. המטרה היא להבטיח שכל חבר בצוות הגיוס שייכנס לתפקיד, יוכל להמשיך מאותה נקודה בדיוק. מדובר בחיבור נכון בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיה. בדומה לניהול לוגיסטי או פיננסי, תהליך גיוס עובדים בארגון דורש שרטוט מדויק של מסלול הפעולה.
הגדרת נהלי עבודה ברורים ושקופים
השלב הראשון הוא תיעוד ויצירת סטנדרט אחיד. יש להגדיר בצורה מפורטת מהם השלבים מרגע שמתעורר הצורך בעובד חדש. זה מתחיל בפגישת התנעה בין המגייס למנהל המקצועי לצורך בניית פרופיל המשרה, ממשיך בהגדרת לוחות זמנים לסינון קורות חיים, קביעת מבנה הראיון הטלפוני ועד לראיונות הפרונטליים ומבחני ההתאמה. הגדרת רמת השירות הפנימית (SLA) מבטיחה שמנהלי המחלקות יודעים מתי לצפות לקורות חיים והמגייסים יודעים מתי הם צריכים לקבל משוב על המועמדים שהעבירו.
הטמעת טכנולוגיה ושימוש במערכת ATS
אי אפשר לנתק את המושג סיסטם מטכנולוגיה. שימוש נכון במערכת לניהול מועמדים (ATS) הוא הלב הפועם של תהליך גיוס עובדים בארגון מודרני. המערכת מרכזת את כל הפניות מכל הערוצים למקום אחד, מונעת כפילויות ומאפשרת מעקב אחרי כל מועמד בכל רגע נתון. חשוב להגדיר שדות חובה, לתייג מועמדים לפי מילות מפתח ולתעד כל התקשרות. כאשר כל הנתונים נמצאים במערכת ענן מסודרת, החלפת איש צוות או היעדרות זמנית אינן פוגעות כלל ברצף העבודה.
הקמת מאגרי מידע ושימור מועמדים פעילים
מאגר מועמדים איכותי הוא נכס אסטרטגי. לא כל מועמד שאינו מתאים למשרה הנוכחית הוא מועמד לא רלוונטי לארגון. יצירת תרבות של טיפוח קשרים מול מועמדי עבר חוסכת לארגון זמן וכסף בעתיד. כאשר מתבצע חיפוש עובדים למשרה חדשה, המקום הראשון שיש לבדוק הוא המאגר הפנימי של החברה. ארגון שעובד נכון יודע לשלוח ניוזלטרים תקופתיים למועמדים פוטנציאליים, לעדכן אותם בהתפתחויות בחברה ולשמור עליהם מחוברים למותג המעסיק.
ההבדל בין ניהול ריכוזי לניהול מבוסס סיסטם
כדי להבין את העוצמה של שינוי התפיסה, יש לבחון את ההבדלים בפועל ביומיום של מחלקת משאבי האנוש. המעבר ממשענת על יכולות אישיות ליכולות ארגוניות הוא זה שמאפשר גדילה אמיתית ומונע שחיקה של הצוות.
| פרמטר | גיוס תלוי מגייס בודד | תהליך גיוס מבוסס סיסטם |
|---|---|---|
| תיעוד ומידע | נמצא בתיבות דואל אישיות או במחברות | מרוכז במערכת מרכזית ושקוף לכל המורשים |
| זמני תגובה | תלויים בעומס האישי של המגייס | אוטומטיים או מעוגנים בנהלי עבודה מחייבים |
| חווית מועמד | משתנה בהתאם למצב הרוח והזמן של המגייס | אחידה, מקצועית ומכבדת לכל אורך הדרך |
| התמודדות עם משברים | עצירת גיוסים מוחלטת בעת עזיבת העובד | רציפות מלאה, העברת אחריות מהירה בלחיצת כפתור |
השילוב של גורמי מקצוע חיצוניים בתוך הסיסטם
בניית מערכת גיוס חזקה אינה אומרת שהארגון חייב לבצע הכל בעצמו. להפך, ארגונים חכמים יודעים לשלב יכולות חיצוניות בצורה מבוקרת. עבודה מול חברות השמה מהווה מכפיל כוח משמעותי, במיוחד למשרות מורכבות או בעיתות של צמיחה מהירה. החוכמה היא לשלב את הגורם החיצוני בתוך הסיסטם הפנימי שלכם.
כאשר אתם עובדים עם ספק מקצועי כמו רבין שירותי כוח אדם, מועברים אליכם מועמדים מדויקים ורלוונטיים, שעברו סינון קפדני וראיון עומק. מועמדים אלו נקלטים ישירות לתוך נהלי העבודה שלכם ולמערכת הנתונים שבניתם. הסינרגיה הזו חוסכת למחלקת משאבי האנוש שעות רבות של איתור וסינון ראשוני, ומאפשרת למגייסים הפנימיים להתמקד בחיבור האנושי, המהותי והערכי של המועמד לארגון.
מדידה, בקרה ושיפור מתמיד
אף תהליך גיוס עובדים בארגון אינו יכול להיחשב שלם ללא מנגנון של מדידה ובקרה. כפי שעולה מנתונים של מחקרי תעסוקה גלובליים של מכון גאלופ, ארגונים שמודדים ביצועים באופן עקבי מצליחים לשפר את איכות הגיוסים שלהם ולהקטין את תחלופת העובדים בצורה דרסטית. יש לבחון באילו ערוצי גיוס מתקבלים המועמדים האיכותיים ביותר, היכן נוצרים עיכובים בתהליך ולמה מועמדים מסוימים בוחרים להסיר את מועמדותם.
קביעת מדדי ביצוע מרכזיים
כדי לוודא שהסיסטם עובד, יש לעקוב אחר מספר מדדים מובילים. הראשון הוא זמן האיוש למשרה מרגע פתיחתה ועד לחתימת החוזה. מדד שני הוא עלות הגיוס, הבוחן כמה משאבים הושקעו באיתור כל עובד. לבסוף, מדד איכות הגיוס שהוא החשוב מכולם. הוא נמדד על ידי אחוזי ההישארות של העובדים לאחר חצי שנה ושנה, ורמת שביעות הרצון של מנהלי המחלקות מתפקודם. רק באמצעות ניתוח קר של נתונים אלו, תוכלו לזהות חולשות בסיסטם, לדייק את הנהלים ולהבטיח שאתם מביאים לארגון את ההון האנושי הטוב ביותר לאורך זמן.
